Reactivación Notarial - Fase 1

Reactivación Económica Fase 1

Como la mayoría sabemos, las Notarías están dentro de la Fase 1 de la reactivación económica y para poder iniciar labores deberán presentar y pasar un protocolo de seguridad ante el Ministerio de Justicia. Así es que, a la fecha, ya contamos con notarías que ya cuentan con la aprobación del protocolo de seguridad y ya reiniciaron labores. Y en este articulo te vamos a comentar algunos puntos que se deben tener en cuenta para entender cual sería el funcionamiento de las notarías.

Para esto, debemos saber distinguir las diferencias entre la firma electrónica de firma digital (ambos están establecidos en la Ley 27269).

1) Firma Electrónica:

El artículo 1 dice que, cualquier símbolo basado en medios electrónicos adoptados en una persona para autenticar funciones de una firma manuscrita tiene objetivo, realizar un acto jurídico. Puede ser un correo electrónico, un documento escaneado, un cheque, en general son formas de manifiesto de la voluntad de aceptar un compromiso. Tiene eficacia, pero también tiene limitaciones, no tiene fe pública, pero puede generar la certeza de la realización del acto. 

(Ej: Compromiso de alquiler por correo, correos van y vienen, hubo contrato por correo).

Este acto solo tiene validez jurídica entre las dos partes con un riesgo, ese riesgo es la certeza. Por ejemplo, desde mi correo se realizaron estos actos, pero me hackearon la cuenta, las claves del correo las tenían otras personas, etc. Se puede desconocer esa comunicación, pero se puede hacer valer, mediante un proceso judicial. En Perú solo hay dos formas de ejecutar un contrato: mutuo acuerdo o juicio.

2) Firma digital: 

Es aquella firma electrónica a través de criptografía simétrica que otorga más seguridad y es más costosa. Requiere de una entidad certificadora acreditada ante INDECOPI, solo con certificado de firma digital, se debe tener una clave privada con algoritmos que al hacer match se da por realizada la manifestación de voluntad de contratar; El otro contratante también debe tener su certificado, al ser así queda perfeccionado el contrato, da mayor seguridad y certeza.

Bajo estas premisas, podemos entender que los Notarios no trabajan con Firma Electrónica. NO PUEDEN. Por tanto, la firma electrónica no tiene reconocimiento legal y si lo hacen, no tiene fé Pública. Por lo contrario, con una firma digital SI pueden trabajar, pero mediante una empresa certificadora acredita por INDECOPI, lamentablemente aún no está habilitada para el corto plazo.

Para el caso de las escrituras públicas no se podría realizar este tipo de firmas, ni siquiera habiendo empresa Certificadora. La Ley EXIGE que sea manuscrita, por tanto, se podrá realizar únicamente  de manera PRESENCIAL. 

Entonces ¿Qué podemos hacer a partir del 25 de mayo?

- ¿Contrato de alquiler para escritura? No. Porque se necesita firma física. 

- ¿Mutuo?  Dependerá de la cuantía que las personas escojan (si lo hacen frente a un Notario o no).

Protocolo de Seguridad Notarial:

Para qué el Minsa apruebe el protocolo de seguridad, es necesario que todo el personal de una notaría pase de negativo a la prueba rápida y firman una declaración jurada, se les toma la temperatura, se desinfectan antes de ingresar (igualmente a los clientes), se toma distancia entre personas y se recomienda que cada quien lleve su lapicero. 

- Protocolo del día a día y la práctica:

Se dice que debe entrar una persona por trámite. Pero en las ventas, si compro con el dinero que ahorré toda mi vida, quiero ver que el que me vende, firme. Aquí entra el Aforo de la Notaría, algunas notarías consideran que pueden entrar las partes, el asesor y/o abogado de las partes. Sólo se da esta posibilidad cumplimento con todo el protocolo, mascarillas, lentes, dos metros de distancia y visor. El espíritu de la norma es evitar el congestionamiento, pero si se guarda la distancia y se cumple con las medidas de seguridad, no pasaría nada, porque no hay posibilidad de contagio.

- Respecto a los tiempos 

Resolución ministerial N° 135: establece que se privilegie la atención por citas, y las notarías harán esto. Hay privilegio, pero no es lo único, si llamas y no hay mucho aforo, hay disponibilidad de abogados y se cumple con los protocolos, se reciben a los clientes. Se prioriza la atención por citas, pero no es obligación. 

- Procedimientos:

Mejora y optimización de procedimientos: Es ideal que el cliente vaya solo una vez a la Notaría (al final). Pero previo a esto se debe seguir un procedimiento, envío de documentación escaneada (minuta, copia literal, autoevaluó, etc.). Una vez concluida la revisión de la documentación, se realiza el proyecto final y se envía para revisión. Si todo esta OK, se firma la  escritura pública. 

Si es con Bloqueo, se puede hacer vía remota y no tienen que ir las partes. Recuerden que la minuta es un documento privado y se podría asignar un mensajero de la notaria (Con o sin bloqueo no se requiere que se vaya más de una vez a la notaria y los tiempos en teoría son los mismos).

Cuando hay intervención de un banco, hay necesidad de inscripción y/o levantamiento de hipotecas, ahí podría demorar un poco más, incluso se podría pedir de una a dos asistencias a la notaria.

Si se puede hacer escrituras públicas, los arrendamientos si se están ingresando al registro de predios. Algunas notarías los está formalizando sin ningún problema. 

Respecto a la edad: Se toma con pinza, porque son efectivamente más vulnerables. No se puede prohibir a ninguna persona que entre a notaria. Se prefiere, que la firma se tome remotamente con traslado de firmas. Para este acto o servicio, se va a privilegiar a las personas adultas. Las notarías deberán tomar las firmas y perfeccionar el contrato a domicilio. 

Respecto al certificado de salud mental: Desde antes de la pandemia, no es un requisito legal, no hay ley que lo obligue, por razón de edad no se es incapaz, pero se usa por exceso de seguridad, ya que como antecedente tenemos una ola de procesos de nulidad de compra-venta (Ej: anticipos de herencia, donaciones, entre otros). Ante esto y para la prevención, los notarios realizan un exceso de seguridad con la exigencia del certificado de salud mental. Por eso se hace, no por exigencia de alguna Ley. 

Lo fundamental si es la entrevista del notario con la persona. El notario tendría la experiencia  necesaria para ello, si en la entrevista el notario siente dudas, lo puede exigir. 

Hay personas que se ofenden por esa petición. Hay que cuidar la actuación para que las personas no se ofendan y hacer lo que se debe hacer, pero bien. Los extremos son malos, la entrevista deberá ser con visor, mascarilla, con las medidas de protección y si todo está bien, el notario hace la firma y asume la responsabilidad. 

Respecto a la nacionalidad: Si el vendedor es extranjero. No hay biométrico, pero todas las notarías tienen acceso a la base de datos de migraciones en donde están, los datos de la persona y su calidad migratoria.

Competencia territorial: Para evitar la concentración de todo el Perú a Lima, hay limitaciones territoriales, pero si no interviene un banco en la operación, se puede realizar con verificación biométrica.

Respecto a poderes de representación: En el caso de un poderdante en el extranjero. Si el Poder no llegó a Perú y no ha sido apostillado por el Convenio con La Haya, no podrá ser tomado en cuenta (Este requisito es indispensable).

Adicional a toda esta información, Los Registros Públicos ya anunciaron su reactivación de manera online, esto de la mano con el reinicio de las notarías y con los bancos, que no dejaron de laborar, es muy importante para el sector inmobiliario y nos da en cierta forma mayor tranquilidad. Todo esto es nuevo para nosotros, pero nos queda adaptarnos a la nueva era de herramientas tecnológicas.